一、及時印發文件，以宣傳展板、海報等形式搞好宣傳，擴大晚會影響，吸引廣大員工關注和參與到晚會中來。
二、征集晚會節目或下達節目任務。認真策劃晚會的節目形式，廣泛動員和安排相關單位或部門進行節目準備。若參加的節目較多，要組織人員對節目進行初選，確定正式演出節目。若按照節目形式下達的任務，則要組織人員加強節目準備情況的檢查和指導，確保節目質量。在確定正式節目后，要設計制作好節目單。
三、晚會正式舉行之前，組織節目進行彩排，并請專業老師對節目進行指導。彩排后，要對節目演出中的問題進行分析，提出下一步工作要求。
四、確定工作人員。晚會需要一大批工作人員，主要有：舞臺總監、主持人(包括主持人的確定和訓練、主持人服飾的設計和化妝、臺詞的編寫等)、舞臺聯絡、燈光、音響控制、話筒保管、服裝、化妝、攝影攝像、禮儀服務、領導和評委的邀請等。演出前要對工作人員進行培訓，提出工作要求。
五、精心設計、布置晚會舞臺。舞臺布置要突出主題，力求簡潔大方，且有較強的創意。
六、做好演出場地的安全檢查、設施設備的裝備。
七、做好安全工作預案，對演出中的安全值班和易出現的安全問題進行考慮。
