一、年會主題和中心思想做整合、用一個詞語或者一個意境來概括您要表達的主題和中心思想，這樣便于記憶也便于傳達。比如一個公司在這一年里并未達到公司的目標或者業績，老板想要鼓勵員工再接再厲。那么您的主題就可以確定為一些奮發圖強、堅韌不拔、矢志不渝的一些慷慨激昂的中心語。例如：激情、跨越、執著……
二、在您的主題思想確認后，您就可以請設計人員為您打造一個主題畫面了，這個畫面將貫穿您的年會始終，讓員工感覺到大氣并能對之印象深刻。這樣就用視覺的沖擊感良好的傳達了公司想要向員工傳達的思想和內容。
三、確認您的年會場地。包括時間、地點、人數、用餐、布置等等內容。這些是一場成功年會的基礎，在場地確認后就可以根據您確認的會場各個地方的尺寸來制作您需要的宣傳物了，背景板、簽到臺、搭建的舞臺等等，將您的主題畫面良好的運用到各處去，形成渾然一體又細致周到的會場氛圍。
四、接下來您就可以確定年會的日程內容了。如開場、中間環節的設置，如何結束。一個良好的開場可以調動員工的氣氛和情緒。經過一年的工作，這個時候老板是否可以親切的和員工作一個互動是非常重要的。當距離感和生疏感消除之后，那么員工會覺得為這樣的老板拼搏是值得的。 當然如何去調動這種氣氛和情緒就需要策劃者多花些功夫在這里，或許是員工的親屬一段想念和祝福的video、或者是曾經一起加班、一起為某個項目積極爭取的場景、也或許就是一些曾經的回顧和員工的成長經歷。這些都讓員工們可以深刻的體驗到一個企業是如何關注自己，使命感和被關注的感覺就會油然而生。良好的調動員工情緒是一個成功年會必不可少的元素 。
五、良好的開端就要配合精彩的過程，那么年會的環節如何設置。策劃者要兼顧節目的精彩性和員工的參與性。觀看一臺盛大的演出和自己參與表演一出劇目的感覺是有很大差別的。我們在策劃年會的時候員工的參與度也是一個重要的事情。如何保證節目的可觀性又增加員工的互動是一個值得思考的問題。不要忽視鼓勵和獎勵。年會的最終目的無非是通過各種形式來激勵員工，傳達新的戰略思想，對一年的工作做個總結。所以這一年里誰的貢獻特別突出，誰的表現特別優異，誰又有什么特別的地方值得大家學習。
