一個重要的商務會議的成功與否，關鍵在于策劃者的策劃思路與方法是否正確，各方面細節考慮得是否周詳，會議行程安排是否合理，譬如會議主題的構思、會議場地的布置、會議設備的安裝、參會者的住宿和餐飲安排、會議業余時間的安排等等。
面對會議策劃時遇到的諸多問題，作為會議策劃者的您是否已經找到合適的策劃思路和方法呢？到底怎么做才使這次會議達到上級的要求，實現會議的主題思想，閃出商務會議的亮點？
一、參會者的安排：通常情況下，邀請包括信息發布、回執處理、確認通知等3個程序。
二、確定時間、流程與目標管理，并做好反饋、調整。一般來說,前面的時間、進度要安排得緊湊一些，保證后面有時間來調整、完善。
三、活動策劃、確定活動主題。在會議議程安排時，注意緊湊、連貫，從實踐來看，一般控制在一到兩個小時為宜。
四、擬定活動策劃案和具體操作方案。活動策劃案是指導整個活動的戰略、戰術文本，供策劃活動用。一般來說，會議核心成員才提供。具體操作方案則是用于企業內部或者協助代理公關公司，指導整個活動的具體操作，一般比較詳細，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內容，時間上具體到分鐘。一般會議人員人手一份。
五、現場控制。現場控制是體現總協調人應變能力的一環，事實上，一個好的協調人會將工作做在前面：首先是預防變數的發生。比如平時做一些培訓，事前做一些排練。從實踐來看，現場的突變往往是因為溝通不暢，考慮不周，以及禮節上的疏忽。應該重點重視這些方面；其次，要在事前準備好備選方案；再次，注意積累現場的靈活應變的處理技巧。
