對(duì)于高峰論壇首先確定論壇的主題內(nèi)容、活動(dòng)預(yù)算,其次需要提前策劃好峰會(huì)論壇的大致內(nèi)容。
辦一場(chǎng)成功的高峰論壇需要注意的細(xì)節(jié):
1、論壇議程策劃安排大多數(shù)發(fā)布會(huì)整個(gè)過程就是講話,念稿件,例行演示。實(shí)際上,盡管峰會(huì)論壇活動(dòng)屬于正式的論壇,但可以做得更活躍一些,尤其是高峰論壇活動(dòng)策劃的開幕。在論壇議程安排時(shí),注意緊湊、連貫,從實(shí)踐來(lái)看,一般控制在一到兩個(gè)小時(shí)為宜。
2、確定參會(huì)人員是一項(xiàng)很重要的工作,也是一個(gè)變化較多的因素,而它的變化將影響到整個(gè)會(huì)議的規(guī)格與規(guī)模,進(jìn)而影響高峰論壇的各個(gè)因素。比如,重要人物的出席和缺席可能影響規(guī)格,或者方便起見,論壇地點(diǎn)或論壇的一部分內(nèi)容改為機(jī)場(chǎng)、貴賓室進(jìn)行,或者時(shí)間調(diào)整等。因此,這是總協(xié)調(diào)工作控制的“關(guān)鍵點(diǎn)”,宜重點(diǎn)來(lái)抓。
3.論壇現(xiàn)場(chǎng)氣氛控制,現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行總負(fù)責(zé)人,可以在現(xiàn)場(chǎng)氣氛多下功夫。氣氛輕松活潑,參會(huì)者的心情也會(huì)舒暢。
4.主持人,在高峰論壇活動(dòng)中,需要提前安排好一些事情,事先要與主持充分溝通,讓他(她)對(duì)整個(gè)會(huì)議的風(fēng)格有個(gè)大致的了解與把握。在產(chǎn)品的演示講解過程中,可以用一些現(xiàn)代科技手段,結(jié)合做好的示意圖、三維圖形、錄相、幻燈片等,以助與會(huì)者的理解。